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OU管理政策
and Procedures

371 Wilson Blvd., Suite 4000
Rochester , MI 48309-4482
(location map)

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1340 Mail Services

SUBJECT:MAIL SERVICES
NUMBER:1340
AUTHORIZING BODY:财务副总裁 & ADMINISTRATION
RESPONSIBLE OFFICE:UNIVERSITY SERVICES
DATE ISSUED:APRIL 1970
LAST UPDATE:OCTOBER 2021

RATIONALE:  邮件服务署提供高效率的派递服务, collection, 来料处理, 以及韦德体育app官网的商业邮件.  本政策建立了通过MSD处理邮件的程序.

POLICY:  由MSD发送的邮件仅适用于韦德体育app官网的业务.  商业资料是指与大学运作有关的资料.  MSD将拒绝接收或处理任何他们认为属于私人性质或其他个人用途的邮件/包裹(住校学生除外)。.  大学不负责私人/个人财产或邮件的损失或损坏.

发送的大学邮件必须符合所有美国邮政服务(USPS)邮件处理指南.  在准备要打印和邮寄的工作时, 邮件必须由邮政服务经理或其指定人员批准，以确保符合美国邮政总局的规定.  邮件服务经理是代表大学与USPS沟通的授权代表.

所有寄出去的邮件都应该有学校的回信地址.  大学服务主任可以审查和批准这一要求的例外情况.

SCOPE AND APPLICABILITY:  此政策适用于所有校园内的邮件处理.

DEFINITIONS:    


Indicia:  特别指定给邮政服务的邮资许可证印记.  使用indica必须事先获得批准. See the MSD website.

跨部门的邮件:  也被称为“校园邮件”，由信封组成, memorandums, forms, publications, 以及其他从一个校园到另一个校园的商业邮件.

Machinable:  如果邮件可以在美国邮政总局的处理设备上分类并符合特定标准，那么它就是“可加工”的, including size, shape and weight.  更高的邮费将适用于不符合可加工标准的部件.

Off-Campus Mail:  邮件将由MSD转发给USPS，并附有适当的邮资，以便在大学校园外交付.

Marketing Mail:  以前称为“标准”，营销邮件是大量邮件.  它提供较低的邮费和送货时间通常较长.  “营销邮件”不能用于发送个性化通信, 帐单或对账单，因为这些需要一级邮资.

PROCEDURES:    

用于在部门级别准备的需要邮资的校外商业邮件, 邮寄服务申请表必须填妥并附在寄出的邮件上.  此表单连同条形码标签, 民政事务署可免费向有关人士索取有关基金的资料.  透过电邮([email protected])或从卫生署网页下载.  请注意，未经研究管理办公室批准，不得使用拨款基金号码.

为了使MSD有效并符合USPS的规定, 申请人须在表格上填写下列资料:
  • 服务类型(一等、国际、媒体邮件、UPS等.)

  • 邮寄或运送的物品的件数

  • 基金编号及相关条码标签
如果缺少上述任何一项, 民政事务署有权将邮件退回发信部门，以确保填妥所需资料.  如果请求一种以上类型的服务，邮件也应该分成批次.

对于大容量或更复杂的服务(例如.g., 使用喷墨打印机申请地址), 使用邮件服务申请表格，该表格可在 MSD website.

一个月不少于一次, 民政事务署会将各学系的开支记入大学总帐系统的适当基金编号.

Mail Pickup and Delivery

 邮政署于每个工作日从美国邮政收取邮件，然后将邮件分拣并送到大学各院系.  寄给不再受雇于大学的人的邮件，将寄往信封上的部门或办公室地址作进一步处理.

部门间邮件和外发邮件.S. 邮件于每个工作天由部门邮件站/邮件室领取.  然后，邮件要么分类交付给校园收件人，要么分类并转发给USPS，一旦适当的邮资被应用.

如民政事务署已在部门邮件站完成当天的取件工作，而处理工作属紧急性质, 有关跨部门派递或美国邮政服务派递的邮件，可于办公时间内，在警务及支援服务大楼民政事务署的前台投递.

美国邮政总局发出的邮件大约在下午3点离开校园.m. each day.  在此之后到达MSD的任何邮件/包裹将在下一个工作日转发给USPS.

Inter-Departmental Mail

 大学的内部邮件服务受联邦法律管辖, 规定所有免邮资的邮件必须是为大学事务而派递，并须由大学职员派递.  没有私人或商业邮件 应透过部门间邮件发送.

在写跨部门信封时，填写并清楚注明:
  • 收信人姓名(如为个人)及/或

  • 部门、办公室或学校的名称

  • 办公地址或建筑物名称
更改校园办公地址的通知应发送给MSD.  没有正确地址的跨部门邮件将被搁置，并可能被退回给发件人.

跨部门邮件涉及卫星大学位置(马科姆大学中心), 作为一个例子)将被处理，并在MSD中提供提取.

新的多用途跨部门邮件信封可向外界购买，部分使用的信封亦可在民政事务署免费提供.

United States Mail

MSD与USPS一起提供了几种选择.  有关最小容量或其他限制的最新信息可在 MSD website，或向邮政服务查询 www.usps.com.

  • First Class Mailing.  除了处理小批量的件在目前的美国邮政邮费, MSD可以以较低的成本处理大量的第一类邮件, 只要符合USPS可加工的特定要求，自动邮资率即可.

  • Marketing Mail (通常称为标准邮件)通常是发送大量邮件的最经济的方式.  这种邮件可以减价邮寄, 如果符合USPS的特定规定，则自动费率.  If in doubt, MSD可能会将邮件的概念样本带到USPS以评估其可接受性.

  • International Mail，包括海关表格.  必须向MSD提供内容说明.

  • Special mail 例如投保信、挂号信和挂号信.

  • Postal Permit numbers (Indicia).  所有使用韦德体育app官网许可证的请求必须由邮件服务协调员或大学服务主任处理和批准.

  • Business reply postage 而手续费则会返还给部门.  布局和艺术品必须得到默沙东协调员的批准.

Postage due 由USPS产生和收取的费用由相应的部门支付.


提供电子地址档案

民政事务署可接受电子文件，以制作邮寄标签及/或将地址直接印在邮件上.  发送电子文件时，请注意以下事项:

  • 可以使用 MSD website or by email.

  • 地址可以印在标签上，也可以用喷墨直接印在邮件上.

  • 该文件可以是Excel(首选)或文本(逗号分隔的格式).
Personal Services

在大学校园没有USPS收集箱的情况下, MSD will, as a courtesy, 收集已盖上邮票的私人邮件(仅限信封)，同时收集公务邮件.  In doing so, 默沙东不承担责任，这些件到达他们的目的地在同一时间框架，如果个人已经邮寄到美国邮政设施.  这是默沙东将提供的唯一个人服务.  如果个人需要购买邮资或运送个人包裹, 他们必须去一家提供全方位服务的运营商的办公室——美国邮政总局, FedEx or UPS.

相关政策及表格:

APPENDIX: